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三张管理报表之三:采购分析

时间:2019-03-21     作者:管理会计365【原创】


忙完了销售、生产,接下来,正梅想把采购搞定。研发是最难啃的硬骨头,还是放到最后吧。采购总监灵芸是老板的妹妹,虽然是皇亲国戚,平时配合也还不错。但是,最近正梅跟灵芸发生了几次冲突,是在供应商的货款问题和价格问题上。这次管理报表沟通,正梅心里没底。不像其他部门,都是专业的职业经理人,大家沟通起来没有负担;但是跟灵芸,就不能不多考虑一层,要小心一点了。

约好了灵芸,这次没有找会议室,正梅找了间洽谈室,这样会轻松点。虽然正梅不是老板亲戚,但却是同乡。于是简单寒暄过后,正梅开始步入正题:“灵芸,我们在整理管理报表。你也知道,以前我们采购分析没有做,希望以后可以做一点有价值的分析,能够帮到你们。因此,想先听听你的想法。”

“我们这边很烦的! 老板天天电话不停;生产、研发那边也是,电话不停。不是这个,就是那个! 我们在公司里面是最没有地位的一个部门,受气包!哪里有事情都怪我们,我们哪里扛得起啊?”灵芸显然没有听明白正梅在说什么,一听到工作,忍不住抱怨。

“是啊,是啊,你们的工作确实不好做!”正梅附和,不死心,换个角度,想继续往见面的主题上引导。“那你们平时都有做什么样的分析报表呢?”“那太多啦,回头让小刘发给你一份,有几十页吧!”“这么多?”正梅不仅惊讶,“可以先看看么?”“可以啊,让小刘拿一份上个月的过来好了!”灵芸于是拿起电话安排小刘。

“不同采购人员一个人一张的订单报表,供应商绩效报表,产品报表,……”确实十几个采购人员,就有十几张订单报表了。严格意义上来说,这个不是报表,是一个数据承载的表格。每个表格倒是非常详尽,订单的时间、品名、数量、金额、经手人、联系人等等,应有尽有。正梅看的是一头雾水,问灵芸“这么多报表,你每天都看么?”“怎么可能啊,很多都是他们几个主管偶尔看看。基本上没事就阿弥陀佛,有事就去解决事情了呗!我们基本上都是救火队员,哪里有时间看那么多的数据?头晕!”灵芸倒也坦诚。

晕! 看样子,灵芸是一个按交代任务执行的主,怎么管理? 貌似她真的没有思路,再谈下去,估计又会有一波波的垃圾倒过来! 正梅变得没有耐心了,便提前结束了对话。“好的,我们先了解了解。有劳小刘先把表格发给我们看看,后面我再找你啊”。

正梅又想去搬救兵了,于是按约来到了塔西雅办公室的茶室。

“我们的采购总监完全没有思路,采购分析我们要怎么做呢?有没有必要做啊?我想放弃这一块了!”正梅连珠炮般地把自己的问题抛了出来。

“其实如果采购总监不称职的话,管理报表确实很难发挥作用,暂时先放放也未尝不是好事。不过,你的思路还是要理出来吧?不然,万一后续有合适的人,或者哪天老板想知道,你没有做好准备,不是又要被骂了吗?”塔西雅一语道破。

“是啊,想做,但是没有头绪;不做,又有点不踏实。所以,又来求救了啊!”正梅坦言。

“好的,如果要做好的采购分析,你还需要做一件事。这件事情不做,不只是采购分析没有意义,其他分析也会失去价值,比如销售分析、产品分析等等。”

“哦,那是什么?”正梅的好奇心被勾起来了。

“采购预算。”

“采购预算?”正梅以为听错了“预算跟采购分析有什么关系啊?”

“当然有关系啊!你想啊,采购分析,你需要找标杆吧? 其他版块也是一样,销售分析、产品分析,你是不是都需要找标杆? 什么是标杆? 预算当然是最好的一个! 当然,除此之外,还有历史标杆、行业标杆、同行标杆等等,这些都是非常重要的数据。”

塔西雅一边摆弄着茶具,一边耐心地说。

“销售分析也是一样,通过预算找到标杆。”

“为什么一定要做预算呢?你不是也说了吗?可以用历史标杆、行业标杆、同行标杆,为什么一定要用预算做标杆呢?我们的预算基本上就是一个采购成本计算、采购部门的费用预算,而且大家做的时候基本上就是完成任务式的呢,根本不能看啊!”

“理解理解,不是你们一家公司这样,很多其他公司都是这么做预算的,也难怪不能用! 后面我们再专题讨论预算这个话题吧。”

塔西雅表示同情,但却并没有放过正梅的意思。

“我问你,采购部门的目标是什么?”

“采购部门的目标?”正梅不解。

“是啊,目标!!!如果我们不知道采购部门的目标,我们后续做的分析就成了无源之水、无本之木。你觉得采购部门的目标是什么?”塔西雅解释

“嗯,这个有点难!采购价格?可是,这个怎么设置目标呢?”正梅像是自言自语,又像在问塔西雅。

“是啊,怎么设置目标呢?”塔西雅依旧不依不饶。

“那么,是否可以设置降本目标呢?”正梅尝试着问。

“Why not?”塔西雅反问。

“好,那就算一个吧。还有什么呢?”正梅还在努力的思考。

“除了这个财务目标之外,是否还有什么业务目标,跟供应商绩效管理相关的?”塔西雅启发正梅。

“供应商还有绩效?”正梅一脸的迷茫。

“是啊,供应商绩效。我们如何管理供应商、评价供应商、筛选供应商呢?用哪些指标管理供应商?”塔西雅继续启发正梅。

“这个我们好像从来没有考虑过啊,也没有听他们说过。”正梅一脸的无辜。

“没有关系,我可以给你参考答案。比如说,供应商的交期、准时交付率、质量、服务、价格等。但是,为什么要这些绩效考核指标,这些指标又如何去分析,可能你需要一些时间去深度思考,包括跟你的老板讨论讨论。当然,听你的介绍,你们的采购总监可能没有这个能力。如果她真的没有这个能力,是否可以大家一起分担,把这些职责完善完善?谁做比较合适?财务?生产?老板?都可以考虑的。不能因为个人能力不行就让组织能力缺失!”塔西雅献计献策。

“好吧,今天学到了好多新的东西,我要回去好好消化消化,不清楚的还需要进一步讨教。”正梅领了任务高兴地离开了。

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